Sveaskogin yksityisyydensuojaa koskevat käytännöt

Sveaskog ja Sveaskog Förvaltnings AB (jatkossa Sveaskog) käsittelevät henkilötietoja toiminnassaan, mihin sisältyvät myös Mörrum Kronolaxfiske ja Svenska Skogsplantor.  Tämä tiedote selittää, mitä henkilötietoja Sveaskog voi käsitellä ja mihin tarkoitukseen sekä sitä, mitä oikeuksia sinulla on ja mitä velvollisuuksia Sveaskogilla on tämän henkilötietojen käsittelyn vuoksi.  Sveaskog on rekisterinpitäjä käsittelemiensä tietojen ja tässä kuvatun toiminnan osalta.  Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä Sveaskogiin. Yhteystiedot ovat kohdassa 4.

1. Miten käsittelemme henkilötietojasi?

Sveaskog voi toiminnassaan kerätä henkilötietojasi eri tavoin, esimerkiksi siten että uutiskirjeitämme tai lehteämme lähetetään ja tilataan, ostat jotakin tai hankit käyttöoikeuksia.  Kun lähetät meille sähköpostia kotisivujemme kautta, esimerkiksi esittämällä näkemyksen tai kysymyksen, meidän täytyy tallettaa yhteystietosi, jotta voimme käsitellä asiasi ja olla yhteydessä sinuun asiasi johdosta.  Tallennamme vain ne tiedot, jotka olet antanut.  Käytämme tietojasi vain asian käsittelemiseksi. 

Saatamme äänittää tai valokuvata konferensseissa, seminaareissa ja muissa tapahtumissa, joihin osallistut.  Tämä merkitsee sitä, että sinä saatat esiintyä ääni- tai videonauhoitteissa tai valokuvissa, joita Sveaskog käsittelee ja joita voidaan myös julkaista.  Sveaskog ilmoittaa sinulle etukäteen, jos tällaista nauhoittamista tai valokuvaamista esiintyy.  Emme julkaise ilman suostumustasi äänitteitä emmekä kuvia, joissa sinulla on näkyvä rooli.

Kun haet vapaata työpaikkaa Sveaskogilla, hakemusaineistoa käyttävät ja käsittelevät ne henkilöt, jotka ovat vastuussa rekrytoinnista.  Henkilöstöosasto käsittelee henkilötietojasi ja huolehtii siitä, että niitä käsitellään organisaatiossamme luottamuksellisesti ja että henkilötietojasi käytetään vain asianmukaiseen tarkoitukseen.  Hakemusasiakirjojasi säilytetään käynnissä olevan rekrytoinnin ajan ja sen jälkeen kaksi vuotta.  Spontaania ilmoitusta kiinnostuksesta Sveaskogia kohtaan säilytetään meillä kaksitoista kuukautta ja poistetaan sen jälkeen. 

Kun solmit kanssamme sopimuksen, esimerkiksi käyttöoikeussopimuksen, tallennamme antamasi henkilötiedot tietokantaan. Käytämme henkilötietojasi yksinomaan sopimuksen hallintaan, jotta voimme täyttää sitoumuksemme sinua kohtaan.  Henkilötietojen päivittämiseksi voidaan tietoja hakea julkisista rekistereistä.  Jos suoritat Sveaskogille toimeksiannon, joka oikeuttaa palkkioon, käsittelemme tietoja, jotka ovat välttämättömiä palkkion maksamiseksi, nimittäin tilitietoja ja joissakin tapauksissa henkilötunnusta. 

Henkilötietojen käsittely ilmiantajatoiminnossamme

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ilmiantajatoiminnossamme on ottaa kantaa niihin ilmoituksiin, joita tehdään ilmiantajatoiminnon kautta, jotta voidaan tutkia onko ilmoituksen kohteena ollut henkilö/henkilöt osallistunut rikollisiin tekoihin kuten korruptioon tai muihin vakaviin rikkomuksiin.  Käsittelemme niitä henkilötietoja, jotka meille annetaan ilmoituksessa, ja niitä tietoja, jotka mahdollisesti hankimme voidaksemme toteuttaa tarkoituksenmukaisen tutkimuksen.  Henkilötiedot voivat sisältää muun muassa nimen, ammatin ja tiedon epäillystä rikkomuksesta.  Sveaskog on rajoittanut käyttöoikeuksia ilmiantajatoiminnon tietoihin, niin että ainoastaan nimetyillä henkilöillä Sveaskogissa on pääsy näihin tietoihin.  Henkilötietovastaava on ohjeistanut näitä henkilöitä heidän vaitiolovelvollisuudestaan. He eivät rekisteröi ilman ilmiantajan nimenomaista suostumusta mitään ilmiantamisasiaan liittyviä henkilötietoja, olivatpa ne mitä laatua tahansa. Vain sellaisia tietoja talletetaan ja käsitellään, jotka ovat välttämättömiä käsillä olevan asian selvittämisen ja arvioimisen kannalta.  Kaikki henkilötiedot poistetaan asian käsittelyn jälkeen, ellei Sveaskogilla ole lakisääteistä velvoitetta niiden säilyttämiseen.

2. Pääsy henkilötietoihisi

Pääsy henkilötietoihisi on rajattu niihin henkilöihin Sveaskogilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietojasi.  Tämän lisäksi henkilötietojasi voidaan antaa palveluntarjoajillemme, jotka tarjoavat meille IT-järjestelmiä, auttavat meitä uutiskirjeiden lähettämisessä ja muussa yhteydenpidossa.  Sveaskog huolehtii aina siitä, että tällainen tietojen siirto tapahtuu turvallisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.  Sveaskog säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne kerättiin. 

Sveaskog voi säilyttää joitakin henkilötietojasi pidempään kuin yllä on sanottu, jotta se voi täyttää lakisääteiset vaatimukset. 

3. Sinun oikeutesi

Oikeus rekisteriotteeseen ja oikaisuun
Sinulla on oikeus pyytää veloituksetta rekisteriote sinua koskevien henkilötietojen käsittelystä Sveaskogilla.  Jos Sveaskogilla on mielestäsi virheellinen sinua koskeva henkilötieto, voit pyytää näiden tietojen korjaamista.  Sveaskog oikaisee kaikki henkilötiedot, jotka osoittautuvat virheellisiksi, pois lukien henkilötiedot, joita käsitellään vain arkistointitarkoituksessa.

Oikeus tietojen poistoon
Henkilötietojasi ei säilytetä pidempään kuin kohdassa 2 kerrotaan ja Sveaskog poistaa tiedot sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.  Sinulla on kuitenkin oikeus vaatia tietojen poistamista, kun tiedot ovat virheellisiä, kun henkilötietojen käsittely ei enää ole välttämätöntä tai kun mikään oikeutettu syy ei vaadi tietojen säilyttämistä. 

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista seuraavissa tapauksissa: 

  1. Kyseenalaistat henkilötietojen oikeellisuuden. 
  2. Henkilötietojen käsittely ei ole sallittua ja sinä valitset tietojen rajoittamisen niiden poistamisen sijasta. 
  3. Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin niitä aikaisemmin käytettiin, eikä oikeudellisten näkökohtien määrittämiseen, soveltamiseen tai puolustamiseen.   
  4. Olet vastustanut käyttöä, joka perustuu oikeutettuun tarkoitukseen. 

Henkilötietojen käytön rajoittaminen merkitsee, että henkilötietoja säilytetään edelleen mutta Sveaskog ei käytä niitä muuten ilman suostumustasi.

Oikeus suostumuksen perumiseen
Sinulla on oikeus perua antamasi suostumus, jos olet antanut Sveaskogille suostumuksen tietojesi käyttöön jossain asiassa.  Kun perut suostumuksesi, suostumuksessasi tarkoitettujen tietojen käsittely päättyy ja henkilötiedot, jotka on kerätty suostumuksesi perusteella, poistetaan, ellei niitä tarvita toiseen tarkoitukseen, johon Sveaskogilla on oikeus käyttää henkilötietojasi.

Oikeuksiesi käyttö
Jos haluat käyttää yhtä tai useampaa oikeuttasi yllä olevan mukaisesti, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä Sveaskogiin. Yhteystiedot löytyvät  kohdasta 4. Sveaskog käsittelee pyyntösi viipymättä.    Jos Sveaskog ei suostu pyyntöösi tai suostuu siihen osittain, sinulle ilmoitetaan tästä ja päätöksen syistä.

4. Yhteystiedot

Voit aina ottaa yhteyttä Sveaskogiin henkilötietojen käsittelyasioissa yllä olevan mukaisesti: legal@sveaskog.se, puhelinvaihde:  +46771787 000.